Vermietung, Verwaltung eigener Wohnungen – Betriebskostenabrechung, Nebenkostenabrechnung

Vermietung,  aller Anfang ist schwer!

Wer als “Neuling” mit der Vermietung von Immobilien beginnt, muss sich im Vorfeld über viele Themen Klarheit verschaffen. Ein wichtiges Thema ist die Verwaltung der zu vermietenden Wohneinheiten und natürlich die Aufteilung und Verrechnung der Nebenkosten an die Mieter. Das gilt für kleine Wohneinheiten, aber auch für größere Wohneinheiten.

Als Eigentümer und Vermieter von Immobilien können die meisten Verwaltungsaufgaben selbst erledigt werden.

Eine Immobilienverwaltung kann unter Umständen teuer sein und die Einnahmen um einen hohen Teil mindern. Mit einer professionellen Hausverwaltungssoftware bzw. Immobiliensoftware, können die meisten Verwaltungsaufgaben allerdings selber durchgeführt werden. Wer größere Gebäudekomplexe vermietet, kann natürlich auch auf professionelle Hausverwaltungen zurückgreifen. Hauptberufliche Hausverwaltungen können die meisten Verwaltungsaufgaben wesentlich schneller, effizienter und kostengünstiger durchführen. Aber auch hier gibt es professionelle Hausverwaltungssoftware bzw. Immobiliensoftware, mit der diese Aufgaben selbst gemeistert werden können. Professionelle Unterstützung, strukturiert und übersichtlich.

 

Aufgaben des Vermieters

Vermieter haben Rechte, aber auch viele Pflichten. Anders als bei der Leihe müssen Vermieter während der Mietzeit darauf achten, dass die vermieteten Räumlichkeiten erhalten bleiben und sich in einem gebrauchsfähigen Zustand befinden (§ 535 Absatz I Satz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches). Außerdem muss der Vermieter eine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen, in welcher die einzelnen Kostenpositionen nachvollziehbar dargestellt werden. Darunter fallen Heizkosten, Stromkosten, Wasserkosten, die für diese Wohnung effektiv angefallen sind, aber auch Gemeinschaftskosten, die anteilig weiterverrechnet werden können. Bei mehreren Mietparteien kann die Abrechnung schnell unübersichtlich werden, insbesondere bei Wohngemeinschaften mit unterschiedlich großen Zimmern.

 

Mietwohnungen selbst verwalten

Bei größeren Wohnkomplexen ist die Verwaltung der einzelnen Mietparteien mit einem großen Aufwand verbunden. Immobilien mit zehn Wohnungen können bereits zu einem immensen Verwaltungsaufwand führen. Und bei Wohngemeinschaften vervielfältigt sich der Aufwand für separate Nebenkostenabrechnungen. Hinzu kommen unterschiedliche Wohnungsgrößen und Raumgrößen, Ein- und Auszüge, Nachzahlungen und auch Mahnverfahren. Das führt dazu, dass so mancher Vermieter schnell den Überblick verliert.

Deshalb ist es bei der Verwaltung mehrerer Wohnungen unerlässlich, eine Immobiliensoftware zur Hausverwaltung zu verwenden. Mit einer Immobiliensoftware zur Immobilienverwaltung bzw. Hausverwaltung können selbst komplexe Verwaltungsaufgaben benutzerfreundlich und übersichtlich dargestellt werden.

 

Nebenkostenabrechnung, aber korrekt und richtig!

Leider sind Nebenkostenabrechnungen oft fehlerhaft. Einer der Gründe ist die Unkenntnis, welche Ausgaben für die Wohnung oder Wohneinheit als Betriebskosten anzurechnen sind. Das passiert schnell bei Vermietern von kleineren Wohneinheiten, wenn die Nebenkostenabrechnung selbst durchgeführt wird. Dabei sind die häufigen Änderungen im Mietrecht die Ursache, denn die Verfolgung der aktuellen Gesetzeslage ist nicht ganz einfach.

Welche Nebenkosten dürfen an den Mieter weiterverrechnet werden?

Grundsätzlich dürfen alle Kosten, die in einer Mieteinheit anfallen, anteilig weiterverrechnet werden. Natürlich nur die tatsächlich angefallenen Betriebskosten.

 

Nebenkosten, die weiterverrechnet werden können

• Heizkosten der Wohnung
• Wasserkosten, Warmwasserkosten, Abwasser nach Verbrauch
• Grundsteuer
• Strom für gemeinschaftlich genutzte Bereiche, wie Treppenhaus, Keller, Aufzug.
• Wartung für Aufzug, Heizung
• Straßenreinigung
• Hauswart
• Hausreinigung
• Müllentsorgung
• Schornsteinfeger
• Sachversicherungen
• Haftpflichtversicherungen
• Breitbandkabelnetz, Satellitenanlage
• Gartenpflege
• …und sogar Ungezieferbekämpfung

 

Nebenkosten, die NICHT weiterverrechnet werden können

Die Kosten für die Hausverwaltung können nicht an die Mieter verrechnet werden. Dazu zählen auch die in diesem Zusammenhang stehenden Kosten wie Telefongebühren, Porto, Bankgebühren und Zinsen. Auch Reparaturkosten sind nicht vom Mieter zu bezahlen. Ebenfalls nicht weiter zu verrechnen sind die Instandhaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen für vermietete Eigentumswohnungen. Auch wenn der Hausmeister kleinere Reparaturen vornimmt oder Verwaltungsaufgaben übernimmt, dürfen diese Kosten laut Urteil des BGH nicht in die Betriebskostenabrechnung eingerechnet werden.

Es müssen nur die Neben- und Betriebskosten bezahlt werden, die im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden.

 

Die Verwendung einer Immobiliensoftware

Mit einer Immobiliensoftware können Abrechnungen und Buchungen übersichtlich zusammengefasst werden. Die Software kann zur Eintragung von Buchungen und der Erstellung einer integrierten Heizkostenabrechnung nach § 9 der Heizkostenverordnung genutzt werden. Die Software ist äußerst benutzerfreundlich gestaltet und kann daher selbst von Laien genutzt werden. Durch die vielen verschiedenen Möglichkeiten Daten zu importieren und zu integrieren, werden alle Informationen zusammengefasst und können übersichtlich und strukturiert dargestellt werden. So kann auch bei komplexen Sachverhalten und größeren Mieteinheiten immer der Überblick behalten werden und für jede Wohneinheit jederzeit alle Informationen zur Abrechnung zur Verfügung stehen.

 

Grundlegende Funktionen einer Immobiliensoftware

Die wesentliche Funktion der Immobiliensoftware ist die Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung. Dank der einheitlichen und übersichtlichen Darstellung durch das Programm können die Nebenkostenabrechnungen bzw. Betriebskostenabrechnungen von den Mietern besser nachvollzogen werden. Das ist von Vorteil, denn im Anschluss müssen weniger Fragen beantwortet werden. Eine besonders angenehme Funktion ist die zentralisierte Verwaltung von Bankkonten: Hier können Voreinstellungen zu bestimmten Konten vorgenommen werden. Diese erscheinen dann auf dem Auswahl-Menü des betreffenden Gebäudes. Bei mehreren Mietern passiert es schnell, dass nicht gezahlte Rechnungen und Guthaben einzelner Mieter oder auch kompletter Gebäudekomplexe verloren gehen. Mit einer Immobiliensoftware können mit nur einem Mausklick übersichtliche Listen mit den Nachzahlungen und Guthaben der einzelnen Mietparteien erzeugt werden.

 

Weitere sinnvolle Funktionen einer Immobiliensoftware

• Erstellung übersichtlicher Statistiken
• Einfache Erstellung von Nebenkostenabrechnungen nach gesetzlichen Vorgaben
• Integrierte Heizkostenabrechnung
• Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Buchungen
• Geographische Landkarten
• Darstellung von Guthaben und Nachzahlungen
• Einnahmen und Überschussrechnung für die Einkommenssteuererklärung